Hablemos de prioridades

En otros artículos te he hablado acerca de cómo priorizar usando el método AA, A, B y C en el que a tus actividades les asignas las letras AA, A, B, C de acuerdo con su nivel de IMPORTANCIA. La AA se les otorga a las actividades 100% importantes (¡ojo!, no urgentes, pero sí importantes), la A a las que siguen siendo importantes, pero ya no tanto (un 75% de importancia), la B tienen un 50% de importancia, las C ya son absolutamente no importantes, o sea un 0%.

Y esta situación con mi ALUMNO me hace recordar lo que alguna vez sucedió en una sesión, Había sido recientemente ascendida a gerente en otra sucursal de su corporativo, se había tenido que mover de ciudad y ¡bueno! ¡Todo un proceso lleno de cambios! Y recuerdo que en esa sesión me contó que la gente de Recursos Humanos le estaba solicitando que les enviara ciertos documentos para actualizar su expediente. “¡Pero no lo voy a hacer porque para mí eso es una C , para ellos es A, pero para mí es C, entonces no lo voy a hacer!”, me contaba, y luego agregó “¡pero me estresa porque me están moleste y moleste con eso! ¡No lo voy a hacer porque para mí es una actividad C, pero me estresa que me estén molestando con eso!”. Como asesor yo no le puedo decir qué hacer, pero mi deber es hacer las preguntas necesarias para ayudarla a tomar la decisión más adecuada, así que le dije “me parece muy bien, ahora… solo es una suposición: en el hipotético caso que decidieras mandar los documentos, ¿como cuántos minutos te llevaría?” y ella respondió, enojada y fastidiada por el asunto: “¡pues como unos 15!”, pero al darse cuenta que una acción que le llevaba solamente 15 minutos la separaba de su tranquilidad (y de paso iba a ayudar a sus compañeros a cumplir sus procesos), me dijo “regresando de comer los envío”. Regresó, los envió y santo remedio.

Muchas veces nuestras prioridades no son las mismas que las prioridades de los demás. Pero también es muy importante ver cuánto estamos provocando que otros procesos se detengan o se entorpezcan simplemente porque DECIDIMOS no atender, porque elegimos dar prioridad a otras cosas. En mis sesiones de equipos, utilizo una actividad que hace que la gente empatice entre sí es una dinámica en la que, en parejas se preguntan “¿qué necesitas de mí para hacer mejor tu trabajo?” y al escuchar a sus compañeros, aprenden muchísimo de los otros procesos, les permite salirse de la burbuja de su propio mundo, y expandir su visión. Cuando se vive esta dinámica, las personas se sorprenden de qué tan ligados están los procesos entre sí, cosas como “yo no sabía que, si me tardaba un día en mandar el trabajo a mi compañero le representaba un retraso de tres días”. El conocer cuánto impacta tu colaboración (o la ausencia de ella) en los procesos de los demás, te hará pensar dos veces antes de decidir darle una calificación de C a una actividad que para otro es AA.

Recuerdo mucho a una exdirectora de una agrupación empresarial. Una ocasión que estábamos platicando me dijo “le voy a llamar a Fulanito para preguntarle sobre tal asunto, es más, de una vez lo voy a hacer” y tomó el teléfono, marcó, hizo la consulta y ¡listo! Lo resolvió en menos de dos minutos con solo una llamada. Para ella no era nada importante, de hecho, ni siquiera figuraba en su mapa mental, pero su llamada contribuyó a desatorar otro asunto, y solo le tomó dos minutos marcar la diferencia.

En reiteradas ocasiones te lo he repetido: un gerente, o un jefe, o un directivo, es doblemente responsable del uso de su tiempo, porque responde por SU propio tiempo, pero también por el uso del tiempo de los demás. Apoya atendiendo la AA de alguien más, la mayoría de las veces te va a llevar menos de 15 minutos. En serio que marcas una gran, gran diferencia, y no representa tanto tiempo “perdido” para ti (y además, te dejan de estar molestando a cada rato, ganancia colateral).

Si tienes constantemente a varias personas solicitándote y recordándote de “su asunto”, (una firma, un documento, un diseño, un mail, un correo, qué sé yo) y estás más estresado porque te están picando las costillas a cada ratito que por lo que realmente debes hacer, entonces, sin duda, ocupas aprender a priorizar, pero también a empatizar con los demás. Y el coaching te ayuda a lograr ambas.

Gracias por leerme.
– Dr Roch

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