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¿Cómo aumentar mis indices de productividad?

Por: Team Roch, El 22 diciembre, 2019

¿Sientes que todo el tiempo estás malgastando horas y horas para hacer nada, contestando mails, cotizando, facturando, contestando whatsApps, incluso entrando a Facebook para contestar a tus clientes, tareas tontas que no quieres hacer a un lado por miedo a que repercuta en la productividad de la empresa?

No es nada raro, bienvenido a montón. Lo que sucede es que no estas aplicando los indicadores de calidad a tu favor, no estas jerarquizando tu atención, tu energía y tu compromiso correctamente.

Yo apuesto por la medición estadística, me gustan los números, creo en ellos, por eso siempre hablo en EBE. La gestión empresarial a través de indicadores nos va a permitir conocer el desempeño de todos los procesos y sistemas de la compañía, como es el caso de la productividad.

“Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible.”

San Francisco de Asis

El plan de gestión: punto de partida

El primer paso o the firt step es ver donde estamos, ordenar lo que tenemos, para construir un plan de gestión, basado en un modelo de conducta humana donde definiremos los siguientes puntos:

  1. El Objetivo que queremos alcanzar.
  2. Los Recursos Humanos para misión.
  3. El Presupuesto destinado al proyecto.
  4. La Frecuencia y el procesos de seguimiento de la Medición.
  5. Parámetros más adecuados.
    1. Herramientas que emplearemos para su interpretación y registro: diagramas, hojas de verificación, gráficos de control, histograma, diagrama de Pareto, estratificación, diagrama de dispersión.
  6. Medidas correctoras

Indicadores de calidad: herramientas y metodologías

Otra forma de conocer la relación existente entre los bienes y servicios producidos y los recursos y tiempo empleados en tal propósito, es hacer planes con los siguientes indicadores de calidad, que son muy comunes entre empresas grandes.

  • Ratio de actividad. Con él podremos establecer el tiempo real que dedicamos a desarrollar actividades laborales, desde que la persona o equipo empieza a trabajar hasta que termina. Aunque son similares, este indicador no tiene por qué coincidir con el horario laboral en sí, ya que un empleado con jornada de 9 a 14 horas puede entrar minutos antes o salir más tarde para adelantar tareas o, por el contrario, dedicar una hora a una pausa, periodos que no computarían en la métrica de actividad. Con este indicador conoceremos el tiempo que requiere la realización de un producto o servicio y podremos compararlo con la jornada laboral efectiva, para hacer ajustes que mejoren la productividad.
  • Indicador productividad vs. actividad. En este caso, esta métrica nos permite determinar cuánto tiempo se destina a actividades productivas del total de horas que el empleado o grupo de trabajo dedica a tareas relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, un contable puede pasar 8 horas al día trabajando, pero sólo 6 son empleadas en la gestión de cuentas, mientras que las otras dos son acaparadas por llamadas de teléfono. ¿Es necesario que esta persona se encargue de esta atención telefónica? Conociendo este dato podremos organizar funcionalmente la empresa para que sea más productiva.
  • Tiempo medio de actividad. ¿Por qué un operario puede fabricar tres unidades a la hora y otro solamente una? Otra estadística que nos ayudará a optimizar los procesos productivos será conocer el tiempo medio que dedicamos a la realización de un bien o servicio.
  • Uso de aplicaciones. Gracias a la informatización de gran parte de los trabajos en las empresas, resulta fácil conocer en qué medida se emplean los diferentes softwares y herramientas y durante cuánto tiempo. De este modo, comprobaremos si los programas informáticos se adecúan a nuestras necesidades y si los empleados los manejan eficazmente. ¿Es necesario dedicar una hora para rellenar una ficha de pedido? Quizá la aplicación presenta fallos o el responsable de hacerlo no conoce correctamente su funcionamiento. Un cambio de herramienta o acciones formativas para la plantilla ayudarán a aumentar la productividad.
  • Control horario. Se trata de plasmar la hora de entrada y salida de cada trabajador a la empresa, con el objetivo de definir el grado de cumplimiento de la jornada laboral. Sin embargo, también podemos comparar este parámetro con el resto de indicadores para evaluar la dedicación real del empleado.

No olvides hacer evaluaciones a menor escala, para después ampliar el radio de acción a más indicadores de forma paulatina y realizar un seguimiento constante de las métricas, completando una y otra vez el ciclo de productividad, medición, evaluación, planificación y mejora.

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